Ano ang mga tungkulin ng Kalihim

Upang malinaw na tukuyin ang mga tungkulin ng Kalihim, na kailangan mong malaman tungkol sa isang tao ay pakikipag-usap tungkol sa. Pagkatapos ng lahat, ang posisyon na ito ay makikita sa ilang mga paraan. Kilala, halimbawa, administrative assistant bilang ang office worker, ang Kalihim-Heneral bilang pinuno (ang pinuno ng) isang tiyak na organisasyon, ang Secretary of State bilang isang sibil lingkod, ang Secretary bilang diplomatikong tao, kalihim ng ulo bilang isang empleyado, at iba pang mga pagpipilian. Kadalasan, binabanggit ang post na ito, ay may sa isip ang mga empleyado na gumaganap ng gawain (takdang-aralin) bilang isang director ng kumpanya at mga indibidwal na mga ulo ng mga yunit nito sa negosyo. Ito ay lumiliko out na ang mga tungkulin ng Kalihim sa kasong ito nabawasan hanggang sa katuparan ng solong mga order para sa organisasyon at teknikal na isyu.

Ano ang dapat malaman at dapat gawin Secretary

Araw-araw Kalihim ay dapat isagawa ang mga sumusunod na function:

1. Tumanggap ng impormasyon mula sa kanyang subordinates upang ilipat sa ulo nito.
2. Ayusin ang telephone manager. Sa kanyang kawalan, upang makatanggap ng impormasyon, at pagkatapos ay dalhin ito sa atensyon ng director.
3. Tumanggap at panatilihin ang mga talaan ng mga mensahe sa telepono.
4. Lumikha ng mga kondisyon para sa normal na operasyon ng ulo: upang masubaybayan ang demand para sa stationery at office equipment.
5. Upang tumulong sa pagsasagawa ng kumperensya produksyon at mga pulong. Dalhin sa mga kalahok ng mga petsa, lugar at oras ng kaganapan. Ipunin ang mga kinakailangang mga materyales upang matiyak ang pagdalo ng mga kinatawan kasalukuyan at panatilihin ang mga minuto ng pulong.
6. Panatilihin ang mga tala sa enterprise. Sa pagtatapos na ito, ang Kalihim ay dapat isagawa ang reception, mag-ayos papasok na mail at ipadala ito sa management. Pagkatapos, batay sa ipinataw visa magpadala ng mga dokumento performers sa ilalim ng painting. Ang mga tungkulin ng Kalihim ring isama ang kontrol sa pag-unlad, timing at mga resulta ng kanilang execution.
7. Magsagawa ng trabaho sa pag-print at pag-aanak ng mga dokumento.
8. Ayusin ang reception ng mga bisita sa ulo ng kumpanya at ang kakayahan upang lumikha ng mga kondisyon para sa isang maagang solusyon sa mga isyu.

Upang matugunan ito tila baga simpleng mga tungkulin ng Kalihim, ang manggagawa ay kailangang malaman:

• ang buong istraktura ng pamamahala ng kumpanya at ang kanyang structural dibisyon;
• regulasyon, mga tauhan at istraktura ng kumpanya, ang kanyang profile, mga prospects ng pag-unlad at pagdadalubhasa;
• regulasyon para sa wastong pag-uugali ng paglilitis;
• mga panuntunan para sa paggamit ng kagamitan sa opisina at paraan ng komunikasyon;
• tuntunin BTP, MULA, sunog kaligtasan at pang-industriya kalinisan;
• patakaran ng organisasyon ng trabaho sa lugar ng trabaho;
• pangkontrol at legal na kilos, mga order, regulasyon, mga tagubilin sa pagpaplano, accounting at kontrol ng kalidad ng trabaho ginanap.

pagtitiyak Clerk

Kung kami ay pakikipag-usap tungkol sa isang partikular, makitid pagdadalubhasa, ang sitwasyon ay medyo iba. Dalhin, halimbawa, ang mga tungkulin ng Kalihim-Clerk. Ang mismong pamagat ng post ay malinaw na tinukoy ng aspeto ng trabaho. Kadalasan, sa bawat enterprise ay mayroon ng isang paglalarawan ng trabaho, kung saan ay binabalangkas gawain espesyalista sa office work. Kung tulad ng isang pagtuturo ay hindi kasalukuyan, ito ay mas mahusay na gumawa nito. Upang gawin ito, dapat mong gamitin ang qualification handbook, kung saan mga halimbawa ay mga pagtatantya. Pagkatapos nito, ang karaniwang bersyon ay kinakailangan upang baguhin ang mga may kaugnayan sa isang tiyak na organisasyon na tukoy at panloob na mga tampok. Sa pangkalahatan, ang secretary-receptionist mga tungkulin ay dapat na malinaw traced tatlong pangunahing mga lugar:

1. Pagharap sa mga pag-uusap. Reception, ang pagpoproseso nito na may mga modernong pamamaraan at napapanahong despatso.
2. Naaangkop na pamamahala ng mga panloob na mga babasahin.
3. Registration, mahigpit na accounting at paglilipat ng mga dokumento sa archive para sa imbakan.

Mga Tampok ng referent

Sa ilang mga enterprise na ipinakilala sa mga kawani para sa opisina, na kung saan ay nagsasama ng isang malawak na hanay ng mga responsibilidad: ". Assistant director" mula sa "help desk" upang Ang ganitong mga isang espesyalista ay dapat nagtataglay komprehensibong kaalaman at isang magandang utos ng ang sitwasyon. Tungkulin sekretaryareferenta bahagyang pinalawak na dahil sa mas mataas na kapangyarihan. Sa pangkalahatan, ito ay - isang normal na Kalihim trabaho, ngunit ang salitang "katulong" ay paggawa ng ilang mga pagdaragdag sa mga karaniwang listahan. Sa partikular, ang mga administrative assistant ay maaaring nakapag-iisa pag-uugali sa reception ng mga bisita sa ilang mga isyu. Pagkakaroon ng ilang impormasyong, siya ay magagawang upang gawin ang kanilang sariling mga desisyon. Sa karagdagan, ang assistant manager ay nagdadala out mahalagang mga takdang-aralin na may kaugnayan sa mga gawain ng organisasyon (enterprise). Minsan administrative assistant ay sisingilin sa mga responsibilidad ng HR pamamahala. Ito ay ginagawa lamang kapag ang kabuuang halaga ng trabaho ay nagbibigay-daan sa iyo upang magsagawa ng karagdagang mga tungkulin.