Papeles Pinahihintulutan ng - ano ito? Pamamahala ng Office at dokumento management

Ang tagumpay ng ang operasyon ng maraming organisasyon ay umaasa sa isang maayos na constructed trabaho. Ang bawat empleyado, ipaalam sa nag-iisa sa ulo kahit higit pa, upang maunawaan papeles. Ano ito, ano ang mga katangian nito, pangunahing uri, at iyon ay kinuha sa account sa pag-aayos ng daloy ng trabaho?

pangunahing mga konsepto

Ang bawat kumpanya, anuman ang katayuan nito at ang bilang ng mga empleyado sa normal na kurso ng negosyo produces at humahawak sa isang malaking bilang ng mga dokumento. Lahat ng mga ito nabibilang sa mga organisasyon at administratibong mga dokumento. Ang mga pangunahing konseptong sa bagay na ito ay kinabibilangan ng mga talaan management at dokumento management.

Papeles Pinahihintulutan ng aktibidad tawag na nagsisiguro sa paglikha ng mga opisyal na dokumento, pati na rin ayusin ang trabaho sa kanila. Kaugnay nito, sa ilalim ng dokumento upang maunawaan ang isang aktibidad na kung saan ay naglalayong upang ayusin ang mga kilusan ng mga dokumento sa kumpanya mula sa sandali na sila ay ginawa o natanggap bago ang pagkumpleto ng trabaho sa kanila (ipadala sa addressee, ang pagpapadala sa mga archive).

Kadalasan opisina organisasyon pumipili ng isa o higit pang mga empleyado na mangasiwa ang proseso.

Walang negosyo ay hindi maaaring umiiral nang nakapag-iisa ng batas. Na ito regulates record-iingat at gawaing isinusulat. Tanong sa mga lugar na magpasya secretaries, archivists at mga empleyado ng kagawaran tauhan.

Opisina ng trabaho batay sa data aldaba pamamagitan ng paglikha ng isang papel o elektronikong instrumento. Kaugnay nito, may mga papeles samakatuwid nga, ang mga kilusan ng isang dokumento mula sa sandali ng paglikha sa kanyang pagpapatupad. Daloy ng trabaho ay maaaring nahahati sa panloob at panlabas.

Panloob na sirkulasyon ng mga dokumento na ipinakita sa pamamagitan ng mga sumusunod na yugto:

1. Pag-unlad ng proyekto dokumento.
2. Pag-aarmonya sa management.
3. Ang pag-sign ng dokumento.
4. dokumento ng pagpaparehistro: petsa at numero (pagkatapos ng publication ng dokumento, ito ay itinuturing na tinanggap para execution).
5. Ang pagdadala ng impormasyon sa tatanggap at kontrol.
6. Pagpapatupad.
7. Ang paglalathala ng mga dokumento pagpapatupad.
8. Pagkasira o pag-archive mahalagang papel, na kung saan ang kataga ay napaso na.

Panlabas na turnover ay nagsasangkot ng mga sumusunod na hakbang:

1. Pagtanggap ng mga dokumento ng kumpanya.
2. Registration nakatanggap ng dokumentasyon (kinakailangan para sa kontrol ng pagpapatupad ng mga dokumento).
3. Pagharap sa mga correspondence: di pa gaanong kilala, execution.
4. Bilang tugon Registration kung kinakailangan.
5. Ang pagsasagawa ng mga archive o pagkawasak.

Dokumento ng pamamahala na may paggalang sa kaso:

• ang uplink (mula sa alipin ng ulo);
• downlink (mula sa ulo sa alipin);
• pahalang (sa pagitan ng subordinates).

Ang bawat pagkilos ng anumang dokumento ay dapat na naitala sa isang espesyal na rehistro. Ito ay maaaring isang log book, dokumento, card, e-zine, atbp

kung sino ang may pananagutan

Ang ilang mga empleyado ay hindi bungkalin ang gawaing isinusulat. Ano ito ay, ay well kamalayan ng ang Kalihim, dahil ito ay ang kanyang tungkulin - upang sundin ang mga daloy ng trabaho sa samahan. Secretariat ay obligado upang maisagawa ang mga pangunahing pag-andar ng pagbibigay ng mga dokumento ng opisina. Given ang hugis at tampok na trabaho, opisina ng trabaho ay maaaring nahahati sa:

1. Sentralisadong. Lahat ng secretariat sa isang department at sasailalim sa isang solong boss. Ito ay maaaring isang senior sekretarya o clerk.
2. Desentralisado. Secretaries, pati na rin ang mga empleyado kung sino ang maaaring maisagawa ang kanilang mga tungkulin, nagtatrabaho sa iba't ibang mga kagawaran ng kumpanya at ay pasakop sa iba't ibang mga commanders.
3. Mixed. Madalas na matatagpuan sa mga malalaking negosyo. opisina organisasyon ay depende sa kung anong uri ng secretariat natanggap.

Sa mas maliit na mga organisasyon, receptionist function na maaaring isagawa sa pamamagitan ng anumang employee kung kanino ito duty itinalaga, alinman ang ulo. Kung ang mga function ay hindi nabaybay out sa kontrata ng empleyado ng pagtatrabaho, ito ay kinakailangan para sa pagganap ng kanilang mga pandagdag na kasunduan upang mag-isyu, kung saan ang mga ito ay nakalista, at dapat tukuyin ang halaga ng kabayarang para sa pagganap ng mga tungkulin Clerk.

pagtuturo

Hindi alintana ang laki ng mga kumpanya at ang kanyang ulo na hugis ay hindi dapat pabayaan ang pagkakaroon ng manual talaan management.

Mga tagubilin - ay hindi lamang isang pangkontrol na gawa, na kung saan ay nagbibigay-daan upang magtatag ng mga talaan management. Ano ito? Ito ay isang panloob na dokumento ng kumpanya, na kung saan ay inaprubahan ng pagkakasunud-sunod ng pamumuno na walang expiration date.

May mga nakasulat na mga dokumento ang mga pangunahing yugto ng kilusan, na naibigay ang listahan ng mga opisyal na may karapatan na mag-sign isang partikular na dokumento ay sample pagpuno at registration forms.

HR outsourcing

Isaalang-alang ang HR outsourcing. Ano ito? Kung ang iyong organisasyon ay nagpapatakbo ng hindi bababa sa isang tao, pagkatapos ito ay ipinag-uutos mamugad ang mga kaugnay na mga dokumento.

Sa ilalim ng HR outsourcing kilusan maunawaan tukoy na dokumento na may kaugnayan sa trabaho ng mga aktibidad na mamamayan. Sa madalas na mga kaso, ang pagpapakilala ng tulad ng isang dokumento ay itinalaga sa mga kawani ng kagawaran tauhan. Dapat silang tanggapin ang mga dokumento mula sa mga empleyado, proseso, at mag-imbak ang mga ito sa regulated patakaran tagubilin. Sa karagdagan, ang kanilang mga tungkulin isama ang pagproseso ng personal na data, kabilang ang sensitive.

HR outsourcing ay isinasagawa nang magkahiwalay mula sa pangkalahatan, ang pagsunod sa mga alituntunin ng pagiging kompidensiyal.

optimization

Sa edad na mataas na teknolohiya at computerization, may mga maraming mga kumpanya, hindi maliit, na patuloy na dalhin ang mga dokumento papel. office dokumento ay pa rin naitala sa maginoo mga journal at mga titik ay ipapadala sa koreo.

Ito ay, una, dahil sa ang pag-aatubili ng mga empleyado upang retrain, at ikalawa, hindi lahat ng tao ay may pinansiyal na suporta. Subalit ang bawat lider ay dapat mapagtanto na ang isang pulutong ng mga pamumuhunan sa pag-optimize sa hinaharap ay maaaring makabuluhang bawasan ang mga gastos ng kumpanya.