Background dokumento ay isang mahalagang bahagi ng modernong opisina. Na sila ay madalas na replenished correspondence institusyon at mga enterprise anumang anyo ng pagmamay-ari.
Halaga at lalo
Background ng mga dokumento lalo na play ng isang sumusuporta mediating papel na may kaugnayan sa iba pang mga mahalagang papel ng patakaran tauhan. Sila ay hindi na nagbubuklod at hindi naglalaman ng mga tagubilin, ngunit lamang ay nagbibigay ng impormasyon tungkol sa mga aktwal na estado ng affairs sa kumpanya, ayon sa data na ay ang batayan para sa desisyon-paggawa at administratibong mga order. Background mga dokumento ay may katangi-tangi tampok ng kung saan ay ang kanilang focus sa sistema ng control mula sa ibaba pataas, ie, pamamagitan ng isa sa ordinaryong kasanayan sa head ng departamento, mula sa ulo hanggang sa deputy director o nang direkta sa Director General. Ngunit mayroong mga pagbubukod, halimbawa, na pagsusulatan (opisyal na sulat, telegrama, e-mail, at iba pa) ay ginagamit para sa pag-unlad ng mga komunikasyon sa pagitan ng mga empleyado na may pantay na responsibilidad sa trabaho.
Pag-uuri ayon sa uri
Background papeles magkaroon ng maraming varieties, sila ay kasama ang: Tulong at memoranda, mga ulat, pahayag at mga review, mga paliwanag mga tala at titik, telegrams at mga mensahe sa telepono. Ang kanilang mga target na maaaring maging parehong panloob at panlabas. So:
• Makatulong sa mga babasahin ay nagsasama ng mga papeles na may mga indibidwal na karakter, na kung saan ay ibinigay ng ad hoc query at pag-aalala lamang ng isang empleyado;
• pag-uulat at reference na pagitan natutukoy sa pamamagitan ng partikular na tatanggap at ang pagkakaroon ng ilang tipikal na mga form, paminsan maaaring maging quarterly, taunang, lingguhan;
• analytical outputted bilang para sa isang solong (isa-time) at panaka-nakang (regular) ay humiling ng isang pinagsama-samang karakter ay nagsisilbi para sa generalizing mangolekta ng impormasyon.
pag-iisa ng mga dokumento
Ang komposisyon, istraktura at mga pamamaraan para sa pagpoproseso ng daloy ng trabaho impormasyon ay tinutukoy isa-isa para sa bawat planta sa patakaran regulasyon tauhan. Ngunit ito ay ipinag-uutos na upang dalhin ang lahat ng mga dokumento sa isang tiyak na pagkakapareho sa komposisyon at form. Unification ng mga dokumento - ay upang magtatag ng isang pinakamainam na pagkakatulad-tulad ng format, i-set at pag-aayos sa mga detalye. Standardized mga dokumento negosyo ay nilikha ayon sa parehong mga pamantayan at mga regulasyon, na naglalaman ng lahat ng kinakailangang impormasyon upang gumawa ng mga pagpapasya. Background mga dokumento ay hindi exception at nakabatay sa standardisasyon din. Pagsasagawa ng pag-iisa ay kinakailangan upang gawing simple at mapabuti ang kalidad ng mga dokumento, ang rasyonalisasyon ng mga proseso ng paghahanap, sa paghahanda at pagpapatupad, pag-type ng mga form, ang pagbabawas ng kumplikado ng processing at produksyon ng mga advanced na pamamaraan, pati na rin upang mabawasan ang ginagamit na listahan. Paggabay sa mga organisasyon at kontrol ng pag-iisa ay reserbado para sa mga pangunahing organisasyon para sa koordinasyon at pamamahala ng mga DRC at OKTEI.